Richtlinien und Leitfäden sind ganz allgemein Zusammenstellungen abgestimmter Regeln. Sie sind sichtbarer Ausdruck der Qualitätspolitik einer Projekt­organisation. Sie müssen immer greifbar und leicht verständlich geschrieben sein. Für welche Themen überhaupt Richtlinien notwendig sind, hängt ganz entscheidende vom Projektumfeld ab. Die Anwendungsdomäne ist ein weiterer wichtiger Einflussfaktor.

Richtlinien und Leitfäden regeln die Zusammenarbeit in der Projekt­organisation. Es gibt sie in Form von unternehmensweit gültigen Vorgaben. Sie entstehen häufig aus Anforderungen aus dem Qualitäts­management oder sorgen für den Schutz von Informationen.

Nationale und internationale Gesetze und Verordnungen, Industrienormen der DIN oder ISO, Industriestandards der Branchen und Vorgaben und Einschränkungen aus Verträgen müssen in der Anforderungsanalyse beachtet werden. Gesetze und Verordnungen werden aufgrund ihre speziellen Sprache von Rechtsanwälten in verständliche Regeln übersetzt. Industrienormen und -standards sind in der Regel sehr umfangreich. In einer Richtlinie wird ihr Umfang begrenzt. Nicht relevante Regeln werden ausgeschlossen — mit Begründung.

Eine Gestaltungsrichtlinie (engl. style guide) regelt das Erscheinungsbild von Anwendungen. Teams einigen sich mit einer Programmierrichtlinie auf einen gemeinsame Art und Weise, wie sie Code schreiben. In Scrum definiert ein Team die Begriffe wie Bereit (engl. definition of ready) oder Fertig (engl. definition of done) mit einer Richtlinie.