Das QM-System der Organisation beinhaltet dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des QM-Systems bestimmt hat. Der Umfang dokumentierter Information für ein QM-System kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden.
ISO 9001, Kapitel 7.5

Die Devise der neuen Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 (2015) lautet also Erstellung der QM-Dokumentation in einem nützlichen und angemessenem Umfang. Welche Dokumente für das Unternehmen nützlich sind, können wir in sehr weitem Umfang selbst entscheiden. Angemessen wird in der Regel mit wirtschaftlich vertretbar übersetzt.

Der Kernprozess eines Unternehmens der IT-Branche ist die Durchführung von Entwicklungsprojekten. Viele Werkzeuge und IT-Services müssen optimal eingesetzt werden, um eine möglichst hohe Qualität für das Produkt zu erzielen. Code befindet sich ausschließlich in Gitlab. Automatisierte Prozesse führen bei jeder Änderung im Code Testfälle aus und prüfen die Qualität anhand von Metriken. Der Entwicklungsprozess wird in JIRA geplant und gesteuert. Eine Story im Backlog oder ein Bug dokumentiert den Bedarf an einer Veränderungen. Ein Sprint hat ein definiertes Ziel und ist eine Zusammenstellung von schätzbaren Storys, die in einer begrenzten Zeit umgesetzt werden können. Protokolle, Abstimmungen, Schätzungen und viele andere Arbeitsergebnisse sind Teil der Projektdokumentation in Confluence. Mit CARDS+ wird eine Produktdokumentation in Form von Systembeschreibung, Systemstruktur und Architekturentwurf in Confluence inkrementell entwickelt und pflegbar gesichert. Spezifikationen und code-nahe Artefakte in den Git-Repositorys ergänzen die Produktdokumentation um wichtige Details.

Ein Projektverzeichnis gibt einen ausgezeichneten Überblick über jedes dort erfasste Entwicklungsprojekt. Der Steckbrief enthält eine Kurzbeschreibung und in den Abschnitten Projektorganisation, Projektergebnisse und Projektmitglieder alle wichtigen Informationen zum Projekt. Als Verzeichnis stellt es außerdem sicher, dass jedes Projekt ein eindeutiges Kürzel erhält und als Seite in Confluence referenzierbar ist. Das Kürzel wird außerdem für das Anlegen der projektspezifischen Bereiche in den IT-Services verwendet: Der Projektschlüssel in JIRA, die Projektgruppe in Gitlab oder der Bereichsschlüssel in Confluence. Ohne weitere Dokumentation kann jeder Beschäftigte im Unternehmen eine LDAP-Gruppe, ein JIRA-Projekt, ein Git-Repository oder einen Confluence-Bereich allein durch seine Bezeichnung eindeutig einem Entwicklungsprojekt zuordnen.

Richtlinien für die Umsetzung des Arbeitsrechtes und Datenschutzes im Unternehmen geben Antworten auf nicht alltägliche Fragen. Leitfäden für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes stellen sicher, dass jeder Beschäftigte in seiner projektspezifischen Rolle arbeitsfähig ist. Ein Leitfaden für die Organisation von Entwicklungsprojekten sorgt für eine einheitliche, nachvollziehbare Verwendung von IT-Services wie Confluence, JIRA oder Gitlab.

Breites Wissen über im Einsatz befindliche nicht selbst entwickelte Produkte kann in der schnelllebigen IT-Branche ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Das sogenannte Modulverzeichnis enthält alle wichtige Informationen über Chancen, Risiken und Qualitätsmerkmale von Modulen aus bereits abgeschlossenen und aktuellen Projekten. Modul ist dabei ein Sammelbegriff für Werkzeuge, Bibliotheken, Komponenten der Infrastruktur, also jedes Stück Fremdsoftware, das wir in oder rund um unsere Projekte einsetzen. Als Verzeichnis stellt es außerdem sicher, dass jedes Modul ein eindeutiges Kürzel erhält und als Seite in Confluence referenzierbar ist.

Kompetenz ist ein Aspekt, der in der ISO 9001 betrachtet und für die Aufrechterhaltung der Qualität gefordert wird. Mit einem Schulungsplan zeigen wir, dass uns kompetente und gut ausgebildete Beschäftigte wichtig sind. Diese Transparenz soll gleichzeitig Motivation zur Weiterbildung sein.

Das waren jetzt Beispiele dokumentierter Information, die sehr unterschiedlich sind, sowohl in der Art der Information als auch im Speicherort für das Dokument.

Confluence ist ein ausgezeichnetes Wiki mit ausgereiften Möglichkeiten zur Gestaltung von Inhalten. Wir nutzen das Wiki sehr häufig nur als Verzeichnis mit Weiterleitungen in die IT-Services, wo die eigentliche Dokumentation liegt. Das Projektverzeichnis ist so ein Beispiel. Ein Projektseite enthält neben der obligatorischen Kurzbeschreibung des Projektes eine Übersicht über die Projektverantwortlichen und -mitglieder (Anzeige von LDAP-Gruppen) und einen Katalog der IT-Services für das Entwicklungsprojekt (Links der Confluence-Bereiche, JIRA-Projekte, Kommunikationskanäle und Git-Repositorys).

Dokumentierte Information wird dort gespeichert, wo sie am einfachsten gepflegt und aktiv verwendet wird. Code ist ausschließlich in Gitlab. Vorgänge, also Tasks, Storys oder Bugs, verwalten wir nur in JIRA. Termine pflegen wir ausschließlich in Terminkalendern. Protokolle, Richtlinien, Leitfäden oder Anleitungen schreiben wir in Confluence. Auch ein Großteil der QM-Dokumentation, die aufgrund geltendem Recht oder anderer Vorgaben erstellt wird, befindet sich im Wiki.

Der Umfang dokumentierter Information muss beherrschbar bleiben. Das erfordert Disziplin bei der Erstellung dokumentierter Information. Bei allen Seiten der QM-Dokumentation haben wir eine Strategie mit einer klaren Zuteilung eines Verantwortlichen. Er ist der Besitzer einer Seite. Den Großteil der Seiten im Wiki “besitzt” natürlich die oder der QM-Beauftragte. Aber ein so wichtiges Dokument wie eine Prozessbeschreibung gehört der Person, die den Prozess am besten kennt, aber vor allem bereit ist, Verantwortung für die Pflege zu tragen. Denn nur durch klare Verantwortlichkeiten lässt sich dauerhaft gute Qualität erreichen. Ein erfolgreiches Qualitätsmanagement muss alle Beschäftigten eines Unternehmens erreichen. Der Umfang dokumentierter Information wird daher ganz stark von ihrer Nützlichkeit bestimmt. Dokumentierte Information muss hilfreich sein, damit sie verwendet wird. Nur so erhalten wir von den Lesern der QM-Dokumentation das notwendige Feedback für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Was die Methode CARDS+ an Prinzipien und Praktiken für eine Erstellung und Pflege einer Produktdokumentation vorschlägt, lässt sich offensichtlich ganz allgemein auf dokumentierte Information im Rahmen eines Qualitätsmanagements anwenden. Ein Glossar, die Verwendung von Bausteinen, Prinzipien wie KISS und DRY und die Pfadfinderregel sind auch Erfolgsfaktoren einer QM-Dokumentation.