Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen innerhalb der gesamten Organisation zugewiesen, bekannt gemacht und verstanden werden.
ISO 9001, Kapitel 5.3

Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten. Diese Tätigkeiten werden von Beschäftigten des Unternehmens ausgeführt. In einem Prozess arbeiten in der Regel verschiedene Personen mit unterschiedlichen Kenntnissen und Befähigungen zusammen, um ein oder mehrere Ziele in einem vorgegebenen Rahmen zu erreichen.

Die Definition einer Rolle ist eine gute Möglichkeit, besondere Kenntnisse und Befähigungen zusammen mit dazu passenden Befugnissen zu dokumentieren. Eine Rolle ist daher ein weiterer Baustein für die Umsetzung der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 (2015).

Eine Rolle

  • hat einen Titel
  • fasst Aufgaben zusammen
  • beinhaltet Befugnisse
  • wird mit Personen besetzt

Prozesse und Rollen sind miteinander verknüpft. Rollen helfen dabei, Tätigkeiten genau von den Personen durchführen zu lassen, die dafür befähigt und befugt sind. Das ist Erwartungsmanagement im Kleinen!

Die ISO 9001 spricht von “relevanten” Rollen. Meine Interpretation gruppiert die Rollen in die Bereiche QM-System, Projekt- und Linienorganisation. Die Rollen für das QM-System beschränken sich auf jene, die Verantwortung für die Gestaltung und Durchführung der Prozesse des Unternehmens tragen oder von der Geschäftsführung dazu beauftragt wurden. Meine vorläufige Liste der Rollen für das QM-System besteht aus

  • der Geschäftsführung (GF)
  • der Niederlassungsleitung (NL)
  • den QM-Beauftragten (QMB)
  • den IT-Beauftragten (ITB)

Aufgrund der großen Bedeutung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) ergänzt werden. Alle anderen Beschäftigten des Unternehmens werden als Rolle unter dem Titel Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (MA) zusammengefasst.

Die Projektorganisation erfordert für die Umsetzung der Produktionsprozesse eine weitere Untergliederung der Rolle MA. Je nach Entwicklungsprozess unterscheiden wir die projektspezifische Definition der Rollen Product-Owner, Scrum-Master, Projektmanager, Testmanager, Designer, Entwickler oder Administrator. Die zuletzt genannten Rollen werden häufig noch weiter aufgeteilt.

Die Linie als Sammelbegriff des Projektmanagements für alle Tätigkeiten der Führungs- und Unterstützungsprozesse erfordert weitere unternehmensspezifisch geprägte Rollen für Vertrieb, Marketing, Controlling, Personalwesen, Finanzwesen oder Büromanagement.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration eines LDAP-Verzeichnisses. Die konkrete Zuordnung von Personen im Unternehmen zu Rollen wird ausschließlich durch LDAP-Gruppen realisiert und in der QM-Dokumentation sichtbar gemacht. Nur so kann sichergestellt werden, dass die in einer Rolle geforderten Befugnisse auch in allen IT-Services des Unternehmens konsistent und zentral pflegbar durchgesetzt werden.