Projektdokumentation

Die Projektdokumentation ist der Sammelbegriff für jene Dokumente und Unterlagen, die nicht Teil der Produktdokumentation sind, aber im Projekt benötigt wird – zumindest für eine begrenzte Zeit. Eine Anforderung beschreibt eine Veränderung des Systems aufgrund eines Bedarfes der Nutzer. Mit einem Defekt dokumentieren wir ein Fehlverhalten einer Anwendung des Systems. In agilen Projekten nutzen wir gerne eine User-Story, um dem cross-funktionalen Team zu erklären, was der Product-Owner haben will. Allen diesen Unterlagen ist gemeinsam, dass sie Veränderungen beschreiben, in unterschiedlichen Graden der Detaillierung.

Zur Projektdokumentation zählen folgende Unterlagen

Das Lastenheft wird vom Auftraggeber eines Projektes formuliert. Es präzisiert und ergänzt den Auftrag und definiert die Rahmenbedingungen eines Projektes. Es beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers an ein zukünftiges Produkt. Die Form des Lastenheftes wird immer projektspezifisch gestaltet.

ktip Ein Lastenheft kann mit der Methode CARDS+ direkt im Wiki mit den Bausteinen Topic und Epic strukturiert und inkrementell erstellt werden. Das Ergebnisdokument ist ein Export der Seiten.

Ein Auftragnehmer erstellt auf Grundlage eines Lastenheft sein Pflichtenheft. Es beschreibt, wie und womit er das gewünschte Produkt umsetzen will. In Kombination mit einem Angebot stellt es die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen dar.

ktip Ein Pflichtenheft kann mit der Methode CARDS+ direkt im Wiki mit den Bausteinen Topic, Epic und Case (ohne Lösung) strukturiert und inkrementell erstellt werden. Das Ergebnisdokument ist ein Export der Seiten.

Ein Projekthandbuch ist die Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten.

Protokolle sind in agilen Projekten das Ergebnis von außerordentlichen Meetings oder Workshops. Im Normalfall wird ein “Schriftführer” nominiert, der die Aufgabe hat, die Ergebnisse zu protokollieren. Das Protokoll wird nach der Veranstaltung von jedem Teilnehmer geprüft.

ktip Ein Protokoll kann direkt im Wiki erstellt werden. Die Teilnehmer nutzen die Kommentarfunktion, um Feedback zum Protokoll transparent für alle Beteiligten zu geben. Die Teilnehmer können auch vereinbaren, das Protokoll bereits während der Veranstaltung zu schreiben.

Im Verlauf der Initialisierung entstehen Verträge und vertragsrelevante Dokumente. Sie bilden die Grundlage für den Aufbau der Projektorganisation und die finanzielle Ausstattung des Projektes.

In der Projektplanung werden die wesentlichen Ziele des Projektes mit dem Auftraggeber abgestimmt. Die Ergebnisse dieser Abstimmung sind Projektpläne mit Meilensteinen oder eine Roadmap für das Produkt. Auch in agilen Projekten ist Planung und Controlling wichtig. Der Projektplan orientiert sich aber an Sprints, und es muss Raum für Anpassungen bleiben aufgrund der Erfahrungen vergangener Sprints.

Die Projektsteuerung ist ein Prozess, in dem Defekte und geplante Änderungen mit dem Auftraggeber koordiniert werden. Die Projektsteuerung umfasst im wesentlichen einen projektspezifischen Workflow für Veränderungen. In agilen Projekten basiert die Projektsteuerung auf dem Product-Backlog und der Sprint-Planung.

ktip Für die Projektsteuerung werden sehr häufig Werkzeuge zur Vorgangsverwaltung benutzt. Eine Beitrag auf t3n.de vergleicht Jira mit Alternativen wie Redmine oder Trello.

Eine Projektdokumentation ist nicht auf das Wiki beschränkt. Die vollständige Dokumentation befindet sich in verschiedenen Medien, z.B.

  • Anforderungsmanagementsystem
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Vorgangsverwaltungssystem

In einem agilen Projekt bewerten wir immer den Wert und Nutzen einer Dokumentation. Es ist aber durchaus nachvollziehbar, das eine Projektorganisation viele der o.g. Dokumente benötigt. Gründe sind häufig Vorgaben des Unternehmens oder der Wunsch eines Auftraggebers nach Dokumenten, die den Fortschritt des Projektes dokumentieren.


Wikipedia: Lastenheft

Das Lastenheft (teils auch Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog, Produktskizze, Kundenspezifikation oder englisch Requirements Specification genannt) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.

Das Lastenheft kann der Auftraggeber in einer Ausschreibung verwenden und an mehrere mögliche Auftragnehmer verschicken. Mögliche Auftragnehmer erstellen auf Grundlage des Lastenheftes ein Pflichtenheft, welches in konkreterer Form beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen im Lastenheft zu lösen gedenkt. Der Auftraggeber wählt dann aus den Vorschlägen den für ihn geeignetsten aus.

Die Anforderungen in einem Lastenheft sollten durch ihre Formulierung so allgemein wie möglich und so einschränkend wie nötig formuliert werden. Hierdurch hat der Auftragnehmer die Möglichkeit, optimale Lösungen zu erarbeiten, ohne durch zu konkrete Anforderungen in seiner Lösungskompetenz eingeschränkt zu sein.


Wikipedia: Pflichtenheft

Das Pflichtenheft beschreibt in konkreter Form, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers zu lösen gedenkt – das sogenannte wie und womit. Der Auftraggeber beschreibt vorher im Lastenheft möglichst präzise die Gesamtheit der Forderungen – was er entwickelt oder produziert haben möchte.


Wikipedia: Projekthandbuch

Ein Projekthandbuch beschreibt alle erforderlichen Standards für ein spezifisches Projekt.

[..]

Mögliche Inhalte eines Projekthandbuches könnten u.a. sein:

  • Zu erreichenden Projektziele
  • Verantwortlichkeiten und Mitarbeiter im Projekt
  • Projektbeteiligte und Stakeholder
  • Standards, Normen und Richtlinien
  • Inhaltliches Rahmenkonzept
  • Festlegungen zum Berichtswesen
  • Festlegungen für die Projektdokumentation
  • Festlegungen zur Projektkommunikation

Das Projekthandbuch dient einerseits allen Projektbeteiligten als Leitfaden durch die Vereinbarungen für ein konkretes Projekt und eignet sich andererseits als Referenz bei differenten Standpunkten zwischen Auftraggeber und Projektteam bzw. Projektleitung