Der Hersteller von Confluence scheint offensichtlich anzunehmen, dass Löschen von Seiten mit vielen Unterseiten oder einer Seitenhierarchie mit mehreren Ebenen in der Praxis recht selten vorkommt. Nur so kann ich mir erklären, dass Confluence erst seit kurzer Zeit eine entsprechend erweiterte Standardfunktion bietet.

Ein in der Praxis erprobtes Verfahren für das Löschen von beliebig großen Seitenhierarchien nutzt andere Standardfunktionen von Confluence und schafft Abhilfe, wo die neue Standardfunktion noch nicht verfügbar ist.

Bereiche sind die Methode von Confluence, Inhalte in sinnvolle Einheiten zu organisieren. Das Anlegen eines Bereiches (Space) geht einfach und schnell, erfordert aber besondere Rechte.

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Jeder Bereich (Space) kann in den Formaten XML, HTML oder PDF exportiert werden. Die Durchführung dieser Operation erfordert aber besondere Rechte.

Nur ein XML-Export kann aber später wieder importiert werden.

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Ein Bereich (Space) kann mit allen Inhalten gelöscht werden. Diese Operation ist aber endgültig und erfordert besondere Rechte.

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Bereiche (Spaces), die als XML-Export vorliegen, können wieder importiert werden. Die Durchführung dieser Operation erfordert aber besondere Rechte.

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Eine Seite wird in Confluence verschoben, indem die übergeordnete Seite geändert wird. Anders als beim Löschen einer Seiten werden mit der Seite auch alle Unterseiten verschoben.

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Seitenhierarchie löschen

Die Idee basiert im wesentlich auf der Verwendung eines temporär angelegten Bereichs, in den die zu löschenden Seiten inkl. aller Unterseiten verschoben werden. Die Seitenhierarchien können so recht elegant mit dem Löschen des temporären Bereiches endgültig gelöscht werden.

Die folgenden Schritte können nur von einem Gärtner mit den erforderlichen Rechten für das Anlegen, Exportieren und Löschen eines Bereiches durchgeführt werden.

Im Bereichsverzeichnis wird mit einem Klick auf “Bereich hinzufügen” eine neuer, leerer Bitte-Löschen-Bereich angelegt.

Als Bereichsschlüssel schlägt Confluence “BL” vor, der aber besser auf auf TEMP geändert wird. Der Bereich ist nur für den Gärtner sichtbar. Der Haken darf nicht gesetzt werden, wenn Autoren selbst in der Lage sein sollen,  Seiten vorläufig zu löschen.

Durch das Verschieben von Seiten in den Bitte-Löschen-Bereich werden sie vorläufig gelöscht. In der normalen Ansicht sind diese Seiten für Autoren und Leser nicht mehr sichtbar.

Die Erstellung eines XML-Exports des Bitte-Löschen-Bereiches ist eine optionaler Schritt. Er dient der Absicherung der Gärtner und ist eine Rückfallebene zur Wiederherstellung einer gelöschten Seite.

Alternativ zum XML-Export kann ein Gärtner auch einen Export in ein lesbares Format wie HTML oder PDF wählen. Eine Wiederherstellung der gelöschten Seite ist in diesem Fall nicht mehr möglich.

Ein Bitte-Löschen-Bereich wird immer vollständig exportiert.

In der Überblicksseite des Bereiches im Reiter “Bereich löschen” wird mit Klick auf “Ok” der Bereich gelöscht.

Die Inhalte sind damit in Confluence endgültig gelöscht.

Anders als beim normalen Löschen gibt es keine Möglichkeit der Wiederherstellung von gelöschten Seiten aus dem Papierkorb (Trash). Benötigt ein Autor eine gelöschte Seite aus einem Bitte-Löschen-Bereich, muss der Gärtner den XML-Export kurzzeitig einspielen, die angeforderte Seite suchen und in einen anderen Bereich verschieben, auf den der Autor zugreifen kann, z.B. in seinen persönlichen Bereich. Der Autor überprüft anschließend, ob die wieder hergestellte Seite noch der aktuell gültigen Vorlage für den Baustein entspricht. Gegebenenfalls muss er die Seite aktualisieren, bevor er sie erneut freigibt.

Ein Backup in einem lesbaren Format wie HTML oder PDF  hat den Vorteil, dass es von Autoren benutzt werden kann, um nur bestimmte Texte oder Bilder gelöschter Inhalte in neuen Inhalten wiederzuverwenden.

Fazit

Confluence bietet erst ab Version 6 eine Möglichkeit, Seiten mit seinen Unterseiten zu löschen. Bis dahin kann das hier beschriebene Vorgehen die Lücke schließen. Aber unabhängig davon kann es sinnvoll sein, das Löschen von Seiten mit einem Backup abzusichern. Diese Backups müssen aber von den Gärtner verwaltet werden.