Eine Produktdokumentation für ein erfolgreiches Software-Produkt wird über eine lange Zeit gepflegt. Hygiene ist darum sehr wichtig. Wie Entwickler toten Code identifizieren und entfernen, so muss jeder Autor darauf achten, Inhalte zu entfernen, die nicht mehr gültig sind. Zur Erhaltung der Qualität der Produktdokumentation muss er manchmal ganze Seiten löschen. Im Bereich der kurzlebigen Projektdokumentation (z.B. Besprechungsprotokolle, Analyseergebnisse, Statusübersichten, Berichte an das Management) passiert es immer wieder, dass Links auf Seiten der Produktdokumentation existieren, die ein Autor löschen will.

Die folgenden Standardfunktionen von Confluence werden zu einem einfachen Workflow für sicheres Löschen kombiniert. Damit kann ein Autor sicher feststellen, dass eine Seite nicht mehr aktiv genutzt wird. Falls es eine Verknüpfung gibt, kann er herausfinden, in welcher anderen Seite sich dieser Link befindet. So kann er andere Autoren informieren, bevor er seine Seite löscht.

Ein Seite kann in Confluence ganz leicht von jedem Nutzer gelöscht werden, der das Recht zum Bearbeiten der Seite hat. Sie werden von Confluence nicht endgültig gelöscht, sondern in den Papierkorb (trash) verschoben. Die Seite ist danach für Nutzer nicht mehr sichtbar. Gelöschte Seiten können aus dem Papierkorb von einem Nutzer wieder hergestellt werden. Das geht nur solange, bis der Papierkorb manuell geleert wird.

Weiterlesen auf atlassian.com

Eine Seite wird in Confluence verschoben, indem die übergeordnete Seite geändert wird. Anders als beim Löschen einer Seiten werden mit der Seite auch alle Unterseiten verschoben.

Weiterlesen auf atlassian.com

Verwaiste Seiten (orphaned pages) sind Seiten ohne übergeordnete Seite. Sie sind in der normalen Ansicht von Confluence für den Nutzer nicht sichtbar.

Weiterlesen auf atlassian.com

Der Zugriff auf Seiten (page restriction) kann in Confluence einfach und schnell beschränkt werden.

Weiterlesen auf atlassian.com

Seite sofort löschen

Confluence gibt beim Löschen einer Seite Hinweise auf andere Seiten, die auf sie verlinken. Das gibt Autoren die Chance, die anderen Seiten so zu überarbeiten, dass die Seite, die gelöscht wird, keine Rolle mehr spielt. Oder die Entscheidung, die Seite zu löschen, ist offensichtlich falsch.

Ein Autor bekommt beim Löschen einer Seite mit Unterseiten folgenden Hinweis.

Bevor der Autor fortfährt, sollte er zuerst die Unterseiten löschen. Tut er es nicht sofort, werden die Unterseiten von Confluence automatisch umgehängt. Es kann dadurch schwieriger werden, die zu löschenden Unterseiten zu dentifizieren, wenn sie mit anderen Unterseiten vermischt wurden.

Der Hinweis auf Unterseiten sollte jetzt ausbleiben. Die Hauptseite kann nun ebenfalls gelöscht werden.

Die gelöschten Seiten befinden sich alle im Papierkorb. Von dort können sie wieder hergestellt werden. Leider ist aber die Struktur der Hauptseite und ihrer Unterseiten verloren gegangen.  Wird aber der Papierkorb geleert, ist diese Option unwiderruflich weg.

Seite sicher löschen

Im Workflow für sicheres Löschen von Seiten nutzen wir die Möglichkeit, eine Seite “unsichtbar” zu machen. Verwaiste Seiten haben keine übergeordnete Seite und werden aus diesem Grund in der normalen Ansicht von Confluence nicht mehr angezeigt. Sie sind nicht mehr sichtbar. Zusätzlich nutzen wir Seitenbeschränkungen, um die für das Löschen vorgesehenen Seiten vor unbeabsichtigter und unerwünschter Veränderung zu schützen.

Eine neue Bitte-Löschen-Seite anlegen. Der Titel kann frei gewählt werden. Diese Seite ist in der normalen Ansicht von Confluence nicht sichtbar.

Die Seite bleibt leer.

Ein Klick auf das Hierarchie-Icon öffnen einen Dialog. Um die Bitte-Löschen-Seite zu verstecken, darf sie keine übergeordnete Seite haben, d.h. das Eingabefeld “Neue übergeordnete Seite:” muss leer sein.

Mit Klick auf “Verschieben” ist die Seite verwaist und nicht mehr sichtbar für Autoren und Leser.

Zum Abschluss wird die Bitte-Löschen-Seite so beschränkt, dass nur mehr Gärtner lesen und bearbeiten dürfen.

Die Durchführung dieses Schrittes erfordert besondere Rechte in diesem Bereich (Space).

Die nun unsichtbare und geschützte Bitte-Löschen-Seite kann nun verwendet werden, um dort alle zum Löschen vorgesehene Seiten als Unterseiten zu sammeln. Das bedeutet, die fraglichen Seiten werden nur vorläufig gelöscht, weil sie in der Bitte-Löschen-Seite weiterhin existieren. In der normalen Ansicht von Confluence sind sie für Leser und Autoren nicht mehr sichtbar.

Über die Verwaltungsfunktionen des Bereiches können die nun verwaisten Seiten angezeigt werden. Durch die Vererbung der Seitenberechtigung  auf Unterseiten sind sie geschützt. Für eine bestimmte, bei Lesern und Autoren bekannte Aufbewahrungszeit (z.B. bis zum Abschluss des nächsten Sprints) lässt der Gärtner die Seiten dort liegen. Nach Ablauf der Frist löscht er die Unterseiten endgültig.

Fazit

Der beschriebene Workflow ist sehr einfach und kann mit Standardfunktionen von Confluence realisiert werden. Greift ein Autor oder Leser auf eine vorläufig gelöschte Seite zu, schickt Confluence eine E-Mail an den letzten Autor der Seite mit der Bitte um Zugriff auf die Seite. Durch die E-Mail-Benachrichtigung erkennt der Autor der vorläufig gelöschten Seite verstreute Links und kann andere Autoren und Leser gezielt informieren, dass die Seite bald gelöscht wird.