Eine wachsende Menge an Seiten in unserem Wiki führt dazu, dass die Baumstruktur in Confluence unübersichtlich wird. Stichworte, richtig verwendet, sind sie ein sehr leistungsfähiges Mittel, um Seiten im Wiki schnell und sicher zu finden, zusätzlich zur Navigation in der Baumstruktur. Stichworte stellen neben Kommentaren und dem Gefällt-Mir-Status sehr nützliche Zusatzinformationen einer Seite im Wiki dar. Stichworte können praktisch in beliebiger Anzahl verwendet werden.

ktip Atlassian hat den englischen Begriff “label” in den deutschen Begriff “Stichwort” übersetzt. Das ist meiner Meinung nicht ganz optimal. Stichworte sind in der üblichen Definition Teil des Textes oder Titels einer Seite. Schlagworte hingegen sind Zusatzinformationen aus einem kontrollierten Vokabular. Schlagworte müssen aber nicht zwingend im Text oder Titel der Seite vorkommen. Schlagwort trifft daher den Kern der Sache besser.

Ein Stichwort/Schlagwort (englisch: label, tag)

  • ist ein Begriff, der einen zentralen Aspekt eines Textes repräsentiert.
  • beschreibt den Inhalt in möglichst prägnanter Art und Weise.
  • muss nicht im Titel oder im Text der Seite vorkommen.

Bei einem Stichwort handelt es sich um festgelegtes, kontrolliertes Vokabular, das der Bearbeiter einer Seite aus dem Kontext des Projektes oder Produktes ableitet. Wichtig ist aber, dass Stichworte einheitlich benutzt werden. Genaugenommen nutzen wir die Funktion der Stichworte für Schlagworte. Unser Vokabular für Schlagworte ist das Glossar. Nur so können wir die Möglichkeiten nutzen, die Confluence mit einer Vielzahl von Funktionen und Makros bietet.

Seitensuche

Suchen ist bereits Teil unserer Kultur. Nicht ohne Grund ist ‘googeln’ der Begriff für eine Suche oder Recherche im Internet. Was liegt also näher, als diese Idee auch in unserem Wiki umzusetzen.

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-suche1

Bei der Suche nutzen wir den Umstand, dass wir am Beginn des Titels der Seiten unseres Wiki immer den Namen des Bausteins angegeben. In diesem Beispiel suchen wir Seiten vom Typ ‘Decision’. Die inkrementelle Suche kann durch Eingabe weiterer Buchstaben immer weiter verfeinert werden. Der im Suchergebnis angezeigte Name des Bereichs ist eine zusätzliche Hilfestellung.

Wir können so unser Wiki für Recherchen im Zusammenhang mit unserem Produkt verwenden. Aber wie bei einer Suche im Internet sind die Suchergebnisse einer Seitensuche oft zu groß oder zu wenig exakt. Auch hier bietet Confluence eine Lösung in Form des Makro “Seitenhierarchiesuche” (“Page Tree Search”).

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-suche2

Gibt man einen Text im Eingabefeld des Makros ein, so wird in dieser und allen untergeordneten Seiten danach gesucht.

Stichwortsuche

Die Suche nach Stichworten ist wesentlich exakter als die Suche nach Seiten oder die Volltextsuche.

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-suche-nach-stichwort

In dem Beispiel wird die Suche generell auf Seiten mit dem Stichwort ‘decision’ eingeschränkt. Jede Eingabe eines weiteren Stichwortes verfeinert das Suchergebnis.

Stichwortverzeichnis

Aus den verwendeten Stichworten erzeugt Confluence mit dem Makro “Populäre Stichworte” (“Popular Labels”) ein alphabetisch geordnetes Stichwortverzeichnis.

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-stichwortverzeichnis

Das Verzeichnis gibt es auch in Form einer Wolke (englisch: tag cloud, heat map), in der die Größe der Stichworte proportional zu der Häufigkeit der Verwendung ist.

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-stichwortwolke

Die Auflistung der Stichworte im Bild zeigt, dass das Stichwort ‘dokumentation’ am häufigsten verwendet wird. Die Anzahl der angezeigten Stichworte ist beschränkt. Der Grenzwert ist aber konfigurierbar. Ein Klick auf ein Stichwort im Verzeichnis startet sofort eine entsprechende Stichwortsuche.

ktip Das Stichwortverzeichnis als Wolke gibt einen sehr guten Überblick über die wichtigsten Begriffe im Wiki, die sich natürlich mit den Begriffen der Stakeholder und Nutzer decken sollten. Das Stichwortverzeichnis kann daher auch als Metrik für die fachliche Qualität der Inhalte verwendet werden. Das Stichwortverzeichnis als Liste hilft vor allem dabei, Duplikate aufgrund leicht abweichender Schreibweise zu erkennen.

Stichworthistorie

Als Stichworthistorie bezeichnen wir die Auflistung der Stichworte auf Seiten, die zuletzt geändert wurden. Confluence bietet das Makro “Zuletzt verwendete Stichwörter” (“Recently Used Labels”), das eine Liste der zuletzt genutzten Stichwörter erzeugt. Die Größe der Liste kann konfiguriert werden. Die Liste ist eine echte Untermenge des Stichwortverzeichnisses. Die Stichworthistorie gibt Aufschluss über den aktuellen Schwerpunkt der Änderungen im Wiki.

Stichworthierarchie

Eine Auflistung aller Stichworte von anderen Seiten, die mindestens ein gemeinsames Stichwort mit der aktuellen Seite haben, bilden eine Stichworthierarchie. Confluence bietet dafür das Makro “Zugehörige Stichwörter” (“Related Labels”). So eine Hierarchie gibt Aufschluss über Zusammenhänge, die auf den ersten Blick oft nicht erkennbar sind. Synonyme bei Stichworten können in dieser Liste gut erkannt werden.

Stichwortbasierter Bericht

Eine immer wiederkehrende Kritik ist die unübersichtliche oder unflexible Darstellung der Baumstruktur im Wiki. Viele Kollegen wünschen sich zur Verbesserung zusätzliche Unterseiten zur Gruppierung der Seiten. Leider ist es aber so, dass die Auslöser für diesen Wunsch sehr unterschiedlich sind. Eine Baumstruktur im Wiki kann aber nur ein einziges Ziel verfolgen und niemals diese Vielzahl von teilweise widersprüchlichen Wünschen erfüllen. Gerade Unterseiten für die Gruppierung wiederholen sich häufig. Wenn aber im Wiki jeder Seitentitel nur einmal verwendet werden kann, führt das zu Kunstgriffen wie Nummerierung oder anderen schwer nachvollziehbaren Schreibweisen für die Unterseiten.

Eine Lösung für dieses Dilemma sind stichwortbasierte Berichte, also Seiten, die den Inhalt des Wiki in einer frei definierbaren Struktur präsentieren. Confluence stellt dazu einige Makros (z.B. “Content By Label”, “Page Properties Report”) zur Verfügung, die Seitentitel inklusive konfigurierbarer Zusatzinformationen (z.B. Name des Bereiches, Stichworte der Seite) ‘live’ auflistet, wenn bestimmte Stichworte enthalten sind.

Der Bericht zeigt alle Entscheidungen, d.h. alle Seite mit dem Stichwort ‘decision’. Legt ein Autor eine neue Entscheidung mit der Vorlage an, wird diese Liste automatisch aktualisiert.

28-confluence-tip-stichworte-nutzen-bericht2

Der Bericht im Bild zeigt, welche Entscheidungen die Stichworte ‘decision’ und ‘architektur’ für die Kategorie enthalten. Ein Klick auf den Seitentitel öffnet direkt die Seite, während ein Klick auf eines der Stichworte eine entsprechende Stichwortsuche startet.

ktip Stichwortbasierte Berichte sind ein sehr nützliches Werkzeug für die tägliche Arbeit der Autoren an den Inhalten des Wiki, weil der Bericht die Menge der zu bearbeitenden Seiten auf eine überschaubare Größe reduziert. Und Berichte geben den Nutzern die Möglichkeit, einen kleinen Teil des Wiki an ihre ganz persönlichen Bedürfnisse anzupassen – ein nicht zu unterschätzender Vorteil!

Fazit

Die Motivation für die Autoren, Stichworte zu verwenden, ergibt sich aus den vielfältigen Möglichkeiten, die Confluence für Recherchen bietet. Voraussetzung für zufriedenstellende Ergebnisse ist aber eine konsequent Pflege der Stichworte. Dabei helfen eine Reihe von einfachen Regeln.

  • Verwende Stichworte nur im Singular.
  • Vermeide Stichworte aus zusammengesetzten Worten, ersetze sie besser durch gebräuchliche Abkürzungen.
  • Füge standardisierte Stichworte, die das Artefakt beschreiben, bereits durch die Seitenvorlage beim Anlegen einer Seite ein.
  • Leite Stichworte bereits beim Anlegen der Seite aus dem Titel ab.
  • Verwende Fachausdrücke und Begriffe aus dem Glossar im Text als Stichworte.
  • Verwende die Kurzbezeichnung der Anforderung als Stichwort.
  • Verwende die Kurzbezeichnung des Arbeitspaketes als Stichwort.

Diese Regeln können weitestgehend formal in Reviews überprüft werden. Durch Training und Disziplin können wir eine gute Qualität bei den Stichworten erhalten. Die Groß- und Kleinschreibung von Stichworten spielt keine Rolle. Trotzdem empfiehlt es sich, Stichworte ausschließlich in Kleinbuchstaben zu schreiben.