Scrum nennt es “inspect and adopt”. KCS hat einen “double loop process”. In vielen Unternehmen gibt es den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (kurz KVP). In allen Fällen steckt dahinter der Gedanke, dass dauerhaft gute Qualität das Ergebnis permanenter Verbesserung ist. Jeder Mitarbeiter trägt seinen Anteil bei. Diese kontinuierliche Verbesserung will organisiert sein.

Confluence hat eine ganze Reihe von Funktionen zur Unterstützung und Verbesserung der Zusammenarbeit von Autoren und Lesern.

Ein Autor kann eine Seite mit bestimmten Lesern teilen oder Beobachter der Seite über eine Änderung informieren. Jeder Leser kann Seiten kommentieren, mit “Gefällt mir” markieren oder beobachten.

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Seitenkommentare werden zeitlich geordnet im Anschluss an die Seite gezeigt. Seitenkommentare können auch beantwortet werden und bilden so eine Diskussion.

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Textkommentare sind eine sehr elegante Möglichkeit, wie ein Leser Feedback zu einem bestimmten Wort oder Satz geben kann. Er muss die Textstelle nur markieren und seinen Kommentar hinzufügen.

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Änderungen kommunizieren

Ein Autor hat in Confluence verschiedene Ansätze, um ihre Änderungen an seine Leser zu kommunizieren. Jede Änderung wird automatisch an die Beobachter einer Seite gemeldet, wenn er den Haken bei “Beobachter benachrichtigen” (“Notify Watcher”) setzt.

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Jeder Leser kann sich selbst zum Beobachter einer Seite machen, indem er in der Seite die Schaltfläche “Beobachten” (“Watch”) klickt.

Mit der Funktion “Teilen” (“Share”) informiert ein Autor aktiv einen fixen Leserkreis (Nutzer oder Nutzergruppen) über Änderungen an einer bestimmten Seite. Zusammen mit einem erläuternden Hinweis des Autors zu den Änderungen schickt Confluence automatische eine Mail an jeden adressierten Leser.

Änderungen zusammenfassen

Confluence ist mitunter sehr “gesprächig”, verschickt eine Mail für jede geänderte Seite, die ein Nutzer beobachtet oder jeden Seitenkommentar, den ein anderer Nutzer beantwortet. Leider wird ein Nutzer in Confluence sehr schnell zum Beobachter einer Seite. Ein kleine Verbesserung eines Rechtschreibfehler, ein kurzes Feedback zum Inhalt, und schon aktiviert Confluence die Beobachtung dieser Seite, wenn es der Nutzer nicht abhakt.

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Das ist gut gemeint, aber nicht gut gemacht. Das Beobachten einer Seite sollte ein Leser einer Seite selbst und bewusst aktivieren. Dann hat er auch eine Chance, die Beobachtung einer Seite später zu beenden. Die gute Nachricht ist: Confluence kann sein Verhalten ändern. Der Nutzer deaktiviert in seinen persönlichen Einstellungen einfach die Funktion “Automatisch abonnieren” (“Autowatch”).

Eine weitere Verbesserung schafft die Funktion “Täglicher E-Mail-Bericht” (“Subscribe to daily updates”). Das ist eine Funktion, die jeder Nutzer in seinen persönlichen Einstellungen aktivieren kann. Confluence schickt dem Nutzer jeden Tag (in der Regel kurz nach Mitternacht) eine einzige E-Mail mit einer Zusammenfassung der Änderungen und Kommentare aller Bereiche des letzten Tages.

Leser können nun selbst entscheiden, wann sie sich über die Änderung des letzten Tages informieren. Autoren bekommen täglich einen Überblick über Änderungen anderer Autoren in seinem Bereich.

Review organisieren

Ein einfacher Ansatz, wie ein Autor ein zielgerichtete Prüfung von Änderungen an mehr als einer Seite organisiert, besteht aus einer Kombination von Beitrag (Post) und Aufgabe (Task) mit Nutzererwähnung (Mention).

Mit einem Review-Beitrag formuliert ein Autor den Wunsch nach einem Review. Der Beitrag enthält eine kurze Erklärung/Motivation und eine Liste von Links der betroffenen Seiten.

Abhängig von der Projektkultur sucht sich der Autor bei nächster Gelegenheit (z.B. Daily, Jour-Fixe). Jene Kollegen, die sich für die Prüfung der Dokumentation bereit erklärt haben, ergänzt der Autor im Review-Beitrag für jeden Reviewer ein Aufgabe (Task) mit Nutzererwähnung (Mention) und optional einem Termin.

Die Aufgabe ist mit dem Review-Beitrag verknüpft und wird automatisch in der Aufgabenliste der Reviewer angezeigt.

Jeder Reviewer wird automatisch durch Confluence über die Aufgabe benachrichtigt. Er behält in seiner persönlichen Aufgabenliste die Übersicht. Für die Prüfung selbst nutzt der Reviewer die Kommentarfunktionen von Confluence. Es ist hilfreich für Autor und Reviewer, wenn ein Reviewer auch dann einen Kommentar hinterlässt, wenn er zu einer Seite keine Anmerkungen hat. Wenn der Reviewer seine Prüfung erledigt hat, hakt er seine persönliche Aufgabe ab.

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Der Autor bekommt kontinuierliches Feedback der Reviewer. Er erkennt an der Aufgabenliste im Review-Beitrag, dass alle Prüfungen erledigt wurden. Jetzt beginnt der Autor mit der Abarbeitung der Kommentare. Er nutzt dabei die Idee der moderierten Kommentare. Ziel des Autors ist, am Ende alle Kommentare zu klären und in den Seiten zu löschen.

Zum Abschluss des Reviews wird der Review-Beitrag einfach gelöscht.

Ein Autor kann die vom Review betroffenen Seiten beschränken. Gerade bei ganz neuen Themen oder bei großer Unsicherheit bei den Änderungen vermeiden die Lesebeschränkungen für die Zeit des Reviews unnötige Diskussionen. Mit dem Abschluss des Reviews entfernt der Autor alle Lesebeschränkungen.

Jeder Leser kann sich in der Beitragsübersicht des Bereiches über die aktuellen Reviews informieren. Er bekommt so Hinweise, über wichtige Veränderungen in der Dokumentation.

Fazit

Jeder Baustein von CARDS+ kann von einem Autor in einem Prozessschritt fertiggestellt werden, wie die nachfolgenden Beispiele zeigen:

  • Ein Topic wird vom Product-Owner zur Abgrenzung des Projektauftrages verwendet.
  • Ein Epic ist das erste Ergebnis der Anforderungsanalyse.
  • Ein Case wird als Teil des Product-Backlogs erstellt und ist am Ende eines Sprints fertig.
  • Ein Layout zeigt das Ergebnis der UX-Designer.

Mit den Mitteln von Confluence können Autoren aktiv ihre Änderungen kommunizieren. Interessierte Leser haben mehr als eine Möglichkeit, sich einfach und schnell über die Veränderungen in der Dokumentation zu informieren. Die notwendige Qualität der Dokumentation wird durch zielgerichtetes Feedback der Leser und schnell organisierte Reviews der Autorenkollegen erreicht und nachhaltig gesichert.