Confluence unterscheidet drei Arten von Berechtigungen: Globale Berechtigungen, bereichsbezogene Berechtigungen und Seitenberechtigungen. Berechtigungen gelten in der Regel für ganze Nutzergruppen. Im Einzelfall werden Seitenberechtigungen auch an einzelne Nutzer vergeben. Berechtigungen können erteilt, aber nicht explizit entzogen werden. Ein einzelner Nutzer kann darum niemals ausgeschlossen werden, wenn er Mitglied einer Nutzergruppe ist, die berechtigt ist.

Das Berechtigungskonzept von Confluence ist durchdacht und für viele Anwendungsfälle sehr gut geeignet. Sebastian Höhne gibt in seinem Blog einen guten Überblick.

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Wie einfach und schnell in Confluence ein neuer Bereich angelegt und mit Zugriffsrechten ausgestattet werden kann zeigt ein kurzen Video:

Anschauen auf youtu.be

Seiten in Confluence können einfach und schnell mit Zugriffsrechten zum Lesen und Bearbeiten ausgestattet werden. Ein kurzes Video zeigt, wie es geht.

Anschauen auf youtu.be

Seitenberechtigungen werden in Confluence durch Zugriffsrechte für Lesen und Bearbeiten einer Seite realisiert. Jede Lesebeschränkung einer Seite wird hierarchisch an deren Unterseiten vererbt. Ein Nutzer muss immer sowohl vererbte als auch explizit für die Seite gesetzte Berechtigungen erfüllen um die Seite sehen zu können. Seiten mit Lesebeschränkung können über ihren Link (z.B. ein JIRA-Link) von allen Nutzern aufgerufen werden. Nicht berechtigte Nutzer sehen, dass es die Seite gibt, aber nicht deren Inhalt.

Baustein inkrementell erstellen

Die Methode CARDS+ unterstützt inkrementelles Dokumentieren mit einer ganzen Reihe aufeinander aufbauender Bausteinen. Autoren im Projekt- und Produktmanagement, in der Anforderungsanalyse und bei Realisierung, Test, Einführung und Betrieb nutzen diese maßgeschneiderten Bausteine zur Sicherung ihrer Ergebnisse und Erkenntnisse. Lesebeschränkungen lassen sich sehr gut für eine schrittweise Erstellung einer Confluence-Seite für so einen Baustein verwenden.

Die Bausteine sind so gestaltet, dass jede Seite innerhalb eines Prozessschrittes abgeschlossen werden kann. Trotzdem wird so eine Seite nicht immer in einem Rutsch geschrieben. Die Fertigstellung der Seite erfordert häufig Klärungen durch den Autor, die sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken können. Eine Lesebeschränkung der Seite auf den Autor alleine stellt sicher, dass kein Leser einen unvollständigen, nicht abgestimmten oder möglicherweise sogar fehlerhaften Stand zu Gesicht bekommt. Der Autor kann in Ruhe und ohne Einschränkung im Wiki seine Arbeit abschließen.

Jeder Baustein hat eine nachvollziehbare Struktur. Darum sollte jede Seite entsprechend den Vorgaben durch den Baustein geprüft werden. Der Autor erweitert in diesem Schritt die Lesebeschränkung auf jene Personen, die eine Seite prüfen werden. Mit Kommentaren in der Seite können die Prüfer ihr Feedback transparent für alle Beteiligten geben. Auch diese Kommentare sind nur für die berechtigten Personen sichtbar und können vom Autor schrittweise abgearbeitet werden (moderierte Kommentare).

Nach Abschluss der Prüfung und der ggf. notwendigen Korrekturen gibt der Autor die Seite für alle Leser frei. Er tut dies, indem er die Lesebeschränkungen entfernt. Die weitere Bearbeitung der Seite ist ab jetzt eine Aufgabe des ganzen Teams.

Fazit

Dieser sehr einfache Workflow lässt sich bereits mit Bordmitteln von Confluence realisieren. Er gibt einem Autor die volle Kontrolle über den Zeitpunkt, wann Prüfer und Leser einen Baustein im Wiki sehen können. Mit diesem Workflow stellt ein Autor sicher, dass nur geprüfte Inhalte im Wiki für alle Leser sichtbar sind.