Powerpoint ist ein sehr beliebtes Werkzeug im Projektmanagement. Auch in der Anforderungsanalyse wird Powerpoint gerne verwendet. Personas beispielsweise sind fiktive Personen, die typische Anwender einer Zielgruppe repräsentieren. Sie verdeutlichen wichtige Eigenschaften der Zielgruppen. Sie sind eine schöne Ergänzung für Epics. Mit Powerpoint können wir schön gestaltete Steckbriefe für unsere Persona erstellen. Ein weiteres Anwendungsgebiet für Powerpoint ist die Erstellung von Abbildungen, die einen Überblick über Topics oder Epics geben (z.B. als Mindmap). Es gibt sicher noch viele weitere sinnvolle Einsatzmöglichkeiten. Powerpoint-Dateien können sehr einfach in Confluence angezeigt und bearbeitet werden. Einer Verwendung von Powerpoint für die Gestaltung von Abbildungen in der Produktdokumentation steht also nichts im Weg.

Confluence bietet bereits von Haus aus drei Möglichkeiten an.

  • Direkte Anzeige einer Powerpoint-Datei mit dem Office-Connector
  • Konvertierung in eine PDF-Datei und Anzeige mit dem PDF-Makro
  • Konvertierung in eine PNG/JPEG-Datei und Anzeige mit dem Galerie-Makro

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Das Powerpoint-Makro zeigt den Inhalt einer Powerpoint-Datei direkt in der Seite an. Leider wird das Makro in zukünftigen Releases nicht mehr unterstützt werden.

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Medienbibliothek

Confluence erlaubt Anhänge in jeder Seite. Die Medienbibliothek in Confluence ist daher eine besondere Seite in der Produktdokumentation. Sie enthält Abbildungen und Diagramme, die in anderen Seiten verwendet werden. Sie hilft den Autoren, den Überblick zu behalten. Jedes Bild gibt es nur in einer Version. Die Änderung einer Abbildung wirkt sich sofort auf alle Seiten aus, in denen die Abbildung verwendet wird. Dadurch erkennen Autoren selbst oder durch Feedback der Leser recht schnell, ob Inhalte einer Seite, in der die Abbildung verlinkt wurde, noch richtig sind.

ktip Ohne Medienbibliothek gibt es Anhänge verteilt in vielen Seiten im Wiki. Es passiert dann manchmal, dass die gleiche Abbildung von zwei Autoren unabhängig voneinander in zwei verschiedenen Seiten eingefügt wird. Ändert sich eine Version der Abbildung , entsteht sofort eine Inkonsistenz in der Dokumentation, die aber nur sehr schwer entdeckt wird, weil jede Seite für sich immer noch konsistent ist.

Ein weiteres Ziel ist es, unabhängig vom Werkzeug zur Bearbeitung (hier Powerpoint) für die Einbettung in den Seiten konsequent PNG-Dateien bereitzustellen. Das hat Vorteile in der Benutzererfahrung der Leser (die Anzeige des Bildes ist immer gleich, unabhängig vom Werkzeug) und beim Export von Teilen der Produktdokumentation beispielsweise als PDF.

Abbildung erstellen

Die schrittweise Anleitung richtet sich an Autoren, die in Confluence mit dem Werkzeug Powerpoint eine Abbildung erstellen und zentral verfügbar machen wollen, entsprechend der Idee der Medienbibliothek.

Du legst eine neue, leere Seite an. Die übergeordnete Seite ist immer die Startseite der Medienbibliothek. Der Titel der Image-Seite beschreibt die Abbildung knapp, aber eindeutig. Der Titel hat immer das Präfix “Image”.

Danach trägst du Stichworte ein. Das Stichwort “image” ist zwingend erforderlich, um die Art der Seite zu kennzeichnen. Weitere Stichworte leitest du aus dem Titel der Abbildung ab.

Die Image-Seite hat vorerst keine weiteren Inhalte.

Nun kannst du die Powerpoint-Datei erstellen. Wird Powerpoint als Werkzeug zur Erstellung von Abbildungen benutzt, dann solltest du darauf achten, für jede Abbildung eine einzelne Powerpoint-Datei zu erstellen. Die Verwendung ganzer Foliensätze für Abbildungen ist unpraktisch.

In Powerpoint gibt es die Funktion “Speichern unter”. Mit dieser Funktion kannst du für die aktuell angezeigte Folie eine einzelne PNG-Datei erzeugen.

  • Den Speicherort lässt du unverändert.
  • Den Dateinamen lässt du unverändert.
  • Dann wählst du den Dateityp “PNG-Format (Portable Network Graphics)”.
  • Den folgenden Dialog beantwortest du mit “Nur aktuelle Folie”.
  • Den folgenden Dialog kannst du einfach mit “Ok” bestätigen.

Im Speicherort befinden sich nun die Powerpoint-Datei und eine PNG-Datei der Abbildung für die Verwendung in Confluence. Mit dem Aufruf des Menüpunkts “Dateien” kannst du Powerpoint- und PNG-Datei in den Anhang der Image-Seite hochladen.

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Gab es die Dateien bereits, dann wird nur eine neue Version im Anhang angelegt. Vor dem Beenden des Dialoges mit “Einfügen” entfernst du den Haken bei der Powerpoint-Datei.

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Der Inhalt der Image-Seite ist jetzt die Abbildung.

Abbildung verwenden

Als sehr schönen Nebeneffekt durch dieses Vorgehen finden wir Abbildungen sowohl über die normale Suche als auch über die Stichwortsuche von Confluence.

Grundsätzlich können wir die PNG-Datei aus dem Anhang der Image-Seite auch in anderen Seiten verwenden.  Der Nachteil ist, dass es keine Möglichkeit gibt, herauszufinden, welche Abbildung in anderen Seiten als der Image-Seite verwendet werden. Das erschwert die Pflege der Medienbibliothek.

Alternativ können Abbildungen auch über das Makro “Seite einschließen” (“Include Page“) eingefügt werden. Das Makro zeigt die angegebenen Image-Seite dort an, wo das Makro eingefügt wurde. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass wir durch durch den Aufruf des Menüpunktes “Seiteninformationen” (“Page Information“) im Abschnitt “Eingehenden Links” (“Incoming Links”) schnell einen Überblick über die Verwendung der Abbildung in anderen Seiten. Ein weiteren Vorteil der Verwendung des Makros “Seite einschließen” (“Include Page“) ist, dass ein Umbenennen der Image-Seite nicht dazu führt, dass der Link in den anderen Seiten kaputt geht.

Die Nutzung der Powerpoint-Datei aus dem Anhang der Image-Seite in anderen Seiten ist möglich. Es gibt aber Nachteile. Die Anzeige einer eingebetteten Powerpoint-Datei ist immer langsamer als die Anzeige einer PNG-Datei. Die Vorschau in Confluence stellt manche Texte oder Symbole anders als in Powerpoint dar. Das gerne verwendete Office-Makro für Powerpoint wird ab Version 5.9 von Confluence vom Hersteller Atlassian nicht mehr unterstützt und in zukünftigen Versionen nicht mehr angeboten.

Fazit

Powerpoint-Dateien können in Confluence angezeigt und bearbeitet werden. Mit dem Konzept der Medienbibliothek behalten wir den Überblick über die Abbildungen. Für die Bearbeitung der Abbildungen benötigen wir weiterhin Powerpoint. Der hier beschriebene Ansatz mit einer Powerpoint-Datei für jede Abbildung und der Verwendung einer PNG-Datei in den Confluence-Seiten vermeidet die meisten Probleme im Zusammenhang mit der Vorschau und gleichzeitiger Bearbeitung von Anhängen. Powerpoint wird im Grunde genommen nur als Zeichenprogramm benutzt. Der Vorteil ist, dass viele Analysten mit Powerpoint sehr gut umgehen können und daher gute Ergebnisse erzielen.