Eine Medienbibliothek ist ein Konzept, um Präsentationen, Fotografien (z.B. vom Flipchart oder Whiteboard), Abbildungen und Diagramme in verschiedenen Formaten an einem zentralen “Ort” im Wiki abzulegen. Ergänzt wird jede Datei um Stichworte, um sie leichter auffindbar zu machen. Außerdem kann zu jeder Datei ein Kommentar eingegeben werden.

ktip Es gibt Wiki-Systeme wie WordPress, die so eine explizite Medienbibliothek realisieren. Andere Wiki-Systeme wie Confluence wollen flexibler sein und bieten die Möglichkeit, an jeder einzelnen Seite beliebig viele Dateien als Anhang einzufügen. Eine Medienbibliothek wird in solchen Wiki-Systemen mit einer Medien-Seite realisiert.

Medien stellen in der Methode CARDS+ eigene Bausteine dar, mit einem klassifizierenden Präfix, einem nachvollziehbaren Schema für die Namensgebung und allen Möglichkeiten der Recherche, die das Wiki anbietet. Sie können beliebig oft in Seiten des Wiki benutzt werden, entweder als klickbarer Link oder für bestimmte Datenformate auch eingebettet in der Seite.

Motivation

Eine ganz wichtige Voraussetzung für jede Medienbibliothek ist ein klares Schema für die Benennung der Dateien. Ziel des Schemas ist es, jeder Datei einen nachvollziehbaren Namen zu geben, um unbeabsichtigte Duplikate zu vermeiden. Duplikate entstehen bei freier Wahl des Namens allein schon durch Tippfehler. Tippfehler lassen sich vermeiden, wenn Bilder bereits an der Quelle eindeutig benannt werden. Noch viel schwieriger wird es, wenn es mehr als einen Begriff für ein Bild gibt. Häufig gibt es dann das genau gleiche Bild mit zwei Namen. Ein klares Schema vermeidet diese Probleme, alternative Begriffe können als Stichworte ergänzt werden.

Ein bekanntes Werkzeug für die Erstellung von UML-Diagrammen aller Arten ist der EA (für Enterprise Architect). EA hat eine Export-Funktion für Diagramme als PNG-Dateien. Das Schöne an dieser Export-Funktion ist, dass der EA dabei jedem Diagramm einen eindeutigen Namen mit dem Präfix EAID gibt. Der Name wird vom EA nie geändert und stellt somit ein ideales Namensschema dar mit einem kleinen Nachteil: Der Name besteht aus einer Kombination von Ziffern und Buchstaben. Es kann kein Zusammenhang zum Titel des Diagramme hergestellt werden. Abhilfe ist die Eingabe des Diagrammtitels im EA als Kommentar in der Medienbibliothek.

Ein häufig für Präsentationen und die Erstellung schematischer Abbildungen verwendetes Werkzeug ist Powerpoint. Mit der Export-Funktion kann jede Folie einzeln als als PNG-Dateien gespeichert werden. Diese Datei wird in die Medienbibliothek eingefügt.

Für Confluence gibt es eine Reihe von Erweiterungen (Addons) zum Zeichnen von Diagrammen. Die bekanntesten sind Gliffy und draw.io. In beiden Fällen hat sich folgende Vorgehensweise entwickelt.

  1. Für jedes Diagramm wird eine Unterseite der Medienbbliothek angelegt entsprechend dem Namensschema für das Diagramm. Der einzige Inhalt dieser Unterseite ist das mit dem Addon erstellte Diagramm.
  2. Das Addon speichert das Diagramm zusammen mit einer Bildvorschau als Anhang der Unterseite. Der Name des Diagrammes ist identisch mit dem Titel der Unterseite.
  3. Einfügen der Datei als Link oder als Bildvorschau in anderen Seiten.

Nehmen wir folgendes Beispiel, um den Wert einer Medienbbliothek zu zeigen. Ein Autor fügt einen schönen Komponentenüberblick in die Medienbibliothek ein. Er nutzt es in zwei Seiten zusammen mit einem erläuternden Text. Nun ändern er das Bild und aktualisiert die Medienbibliothek. Dadurch ändert sich das Bild automatisch in beiden Seiten.

Es gibt jetzt drei mögliche Ergebnisse:

  1. Bild und Text passen immer noch zusammen. →Alles ist gut, Arbeit gespart.
  2. Bild und Text einer Seite passen nicht mehr zusammen, die Änderung am Bild ist korrekt.→Der Text muss korrigiert werden.
  3. Bild und Text  einer Seite passen nicht zusammen, der Text ist aber korrekt.→Die Änderung im Komponentenüberblick ist der Fehler. Wir fügen einfach wieder die letzte Version des Bildes in die Medienbibliothek ein.

Nach einer Aktualisierung von Medien passiert es häufig, dass aufgrund unbeabsichtigter Seiteneffekte Inhalte plötzlich fehlerhaft sind, weil Bild und Text nicht mehr zueinander passen. Aber das ist gut für die Qualität, weil diese Fehler durch Reviews oder Feedback der Leser schnell gefunden werden. Ohne Medienbibliothek mit unabhängigen Kopien der Dateien als Anhang der Seiten lassen sich diese Fehler nicht so leicht finden, weil jede Seite für sich allein betrachtet immer noch in Ordnung ist. Die Produktdokumentation als Ganzes hat jedoch eine Inkonsistenz.

Versionierung

Alle Seiten der Medienbibliothek sind Teil der Produktdokumentation und werden. Sie unterliegen der gleichen Versionierung wie alle anderen Seiten der Bausteine von CARDS+.

Fazit

Wie wichtig eine zentrale Verwaltung von Medien hat, zeigt sich erst nach längerer Zeit. Durch Fluktuation bei den Autoren entwickelt sich eine unterschiedliche Namensgebung. Oder Autoren verlieren einfach die Übersicht über die existierenden Bilder. Häufig werden dann gleiche Bilder in unterschiedlichen Seiten im Wiki angelegt. Es kommt dann schnell zu der Situation, dass nicht mehr klar ist, welches Bild die richtige, die aktuelle Version ist. Wiederverwendung ist nicht bei jedem Bild oder Diagramm sinnvoll. Aber der Aufwand für die Nutzung der Medienbibliothek ist nicht größer als eine nicht koordinierte Speicherung von Anhängen in den Seiten.