Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer), angemessene Formate (z. B. Sprache, Softwareversion, Graphiken) und Medium (z. B. Papier, elektronisch) und angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellen.
ISO 9001, Kapitel 7.5

Eine der am meist ersehnten Änderungen der neuen Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 (2015) war wohl das Wegfallen des QM-Handbuchs. In Kapitel 7.5 der Norm werden verschiedene Anforderungen im Hinblick auf die Erstellung, Aktualisierung und Lenkung von qualitätsbezogenen Unterlagen – in der Normensprache „dokumentierte Information“ genannt – erhoben. Diese ergeben in ihrer Gesamtheit die QM-Dokumentation. Erst die neue Fassung aus dem Jahr 2015 eröffnet die Möglichkeit, dass die QM-Dokumentation nicht zwingend in druckbarer Form zu erstellen und zu pflegen ist, sondern in jeder Form oder Art eines digitalen Mediums realisiert werden kann. Die Digitalisierung hat auch hier Einzug gehalten.

Jedes qualitätsorientierte Unternehmen der IT-Branche hat in der Regel alle IT-Services im Einsatz, die für eine schlanke und nachhaltig pflegbare QM-Dokumentation und die Steuerung eines QM-Systems notwendig sind.

Als Wiki für das Unternehmen und für die Dokumentation von projektbezogenen Informationen setzen wir Confluence ein. Wir nutzen die vielfältigen Möglichkeiten der Gestaltung und Verlinkung von Seiten. Auch CARDS+ als Methode für die inkrementelle Erstellung und Pflege einer produktbezogenen Dokumentation in einem Entwicklungsprojekt erfordert den Einsatz von Confluence.

Confluence ist mit Sicherheit sehr gut geeignet, Prozesse, Rollen oder Projekte des QM-Systems zu dokumentieren und miteinander zu verknüpfen.

Für die Steuerung der Entwicklungsprozesse für Software setzen wir JIRA ein. In scrum-basierten Entwicklungsprojekten pflegen wir ein Backlog, planen Sprints, zeigen unseren Fortschritt mit dem Produkt. Wir bearbeiten Vorgänge in vorgefertigten Workflows. In einigen Projekten erfassen wir sogar die Arbeitszeit in JIRA, um sie gegenüber unserem Auftraggeber abzurechnen. In anderen Prozessen des Unternehmens nutzen wir die Möglichkeiten von JIRA, um wiederkehrende Tätigkeiten zu beschreiben, sie Personen im Unternehmen zuzuordnen und die dafür geleistete Arbeitszeit zu erfassen.

JIRA ist mit Sicherheit sehr gut geeignet zur Steuerung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und zur Planung der Veränderungen im QM-System.

Das Unternehmen möchte kompetentes Personal und führt fortlaufende Schulungen zur Erweiterung der Kompetenz der Beschäftigten an gestiegene Anforderungen durch. Die erforderlichen Schulungen werden durch die Geschäftsleitung systematisch geplant und findet in einem Schulungsplan Ausdruck. Jeder Beschäftigte hat die Möglichkeit, einen persönlichen Schulungsplan zu vereinbaren. Das Unternehmen motiviert die Beschäftigten zur Teilnahme an fachspezifischen Konferenzen.

Ein gemeinsam genutzter Kalender ist mit Sicherheit sehr gut geeignet für die Planung und Veröffentlichung eines Schulungsplanes.

Das LDAP-Verzeichnis, in unserem Fall Active Directory, ist die zentrale Nutzerverwaltung für alle IT-Services. Dieses Verzeichnis wird für die Authentifizierung der Beschäftigten des Unternehmens als Nutzer in anderen IT-Services gepflegt. Nutzer werden außerdem zu Gruppen zusammengestellt, um Rollen in den IT-Services zu besetzen und damit Befugnisse zu erlangen.

Das LDAP-Verzeichnis wird in die QM-Dokumentation integriert mit dem Ziel, die Mitgliedschaft in wichtigen Gruppen für alle sichtbar zu machen. Die QM-Dokumentation beantwortet dann Fragen wie

« Bin ich Entwickler oder Administrator im Projekt xy? »

oder

« Welcher Niederlassung bin ich organisatorisch zugeordnet? »

oder

« Wer ist ein QM-Beauftragter? »

Betrachten wir das QM-System als Produkt, das von allen Beschäftigten des Unternehmens verwendet und laufend weiterentwickelt wird, dann sind die Unterschiede zu einem Entwicklungsprojekt gar nicht mehr so groß. Nimmt man zusätzlich Anleihen aus Scrum, dann ist die oder der QM-Beauftragte der Product-Owner des QM-Systems und die QM-Dokumentation die Systembeschreibung des QM-Systems.

Ein dauerhaft funktionsfähiges QM-System muss sich an Veränderungen im Unternehmen anpassen können. Ein Ergebnis der konsequenten Durchführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sind Mängel, die im QM-System entdeckt und natürlich rasch, zuverlässig und nachvollziehbar behoben werden müssen. Auch wenn der Begriff Mangel einen negativen Einschlag hat, ist er doch ein geeigneter Oberbegriff für offensichtliche Fehler und notwendige Veränderungen.

Der Einsatz der gleichen IT-Services in den Entwicklungsprozessen, also dem Kerngeschäft eines Unternehmens in der IT-Branche, und im Qualitätsmanagementprozess hat also zwei entscheidende Vorteile:

  1. Die IT-Services sind bekannt, jeder Beschäftigte kann sie bedienen, sie gehören zu seinem beruflichen Alltag.
  2. Die IT-Services sind bereits eingeführt und haben sich vielfach bewährt.

Das sind definitiv gute Nachrichten für die QM-Beauftragten. Neben der obligatorischen Einweisung in das QM-Systems sind keine weiteren Maßnahmen zur Schulung für die Beschäftigten des Unternehmens notwendig. Und es fallen keine zusätzlichen Kosten für den Betrieb des QM-Systems an.