Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
DSGVO Artikel 5d

Der kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist ein wesentliches Element der ISO 9001 und ist mit Sicherheit eine angemessene Maßnahme, um auch die Qualität personenbezogener Daten sicherzustellen.

Die Verwendung von Bausteinen in der QM-Dokumentation hat den großen Vorteil, dass es für jede wichtige dokumentierte Information eine klare Zuordnung zu einem Verantwortlichen gibt. Das ist wichtig für die Qualität des Inhaltes, aber auch sehr hilfreich für zielgerichtetes Feedback. Bausteine gibt es u.a. für die Beschreibung von Prozessen, Projekten oder Rollen.

Das Prozessverzeichnis enthält eine Prozessbeschreibung für jeden Produktionsprozess und wichtige Unterstützungsprozesse des Unternehmens. Jede Prozessseite hat einen Besitzer aus dem Personenkeis der Geschäftsführung. Dadurch weiß jeder Leser, wen er direkt ansprechen kann, wenn er Feedback zu personenbezogenen Tätigkeiten geben will. Alternativ kann er Fehler auch dem QM-Beauftragten melden.

Im Projektverzeichnis wird jedes Projekt erfasst. Der Besitzer einer Projektseite ist der Projektverantwortliche. Im Abschnitt Projektmitglieder befindet sich die Liste der in diesem Projekt aktiven Beschäftigten. Die Liste wird als projektspezifische LDAP-Gruppe gepflegt. Alle Zugriffsrechte auf IT-Services für ein Projekt leiten sich daraus ab. Ein Leser kann daher ganz einfach prüfen, ob die Angaben stimmen. Fehler meldet er direkt an den Projektverantwortlichen oder den QM-Beauftragten.

Im Rollenverzeichnis wird jede organisatorische Rolle beschrieben. In jeder Rollenbeschreibung wird die entsprechende LDAP-Gruppe angezeigt. Alle Zugriffsrechte auf IT-Services für die Führung des Unternehmens leiten sich daraus ab. Auch hier kann ein Leser für sich selbst die Angaben kontrollieren. Fehler meldet er direkt an die Geschäftsführung oder den QM-Beauftragten.